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KANBAN – alle Aufgaben als Karten an der Wand

Das Fluss-Prinzip mit KANBAN – volle Transparenz für alle

KANBAN findet in verschiedensten Bereichen Anwendung: Kleine Projekte, Service, Produktion. Die Steuerung erfolgt über eine Tafel, die “KANBAN-Wand”, auf der alle Aktivitäten sichtbar sind. Gleichzeitig sichert die Arbeitsweise mit der KANBAN-Wand, dass der Fortschritt und auch eventuelle Hindernisse gut erkennbar sind.

KANBAN-Wand und Arbeitsprozess

 

Planung mit KANBAN / woher kommen die Aufgaben an der Wand?

 

Planung mit KANBAN
Die linke Spalte an der Wand ist der Arbeitsvorrat, sind die Aufgaben, die als nächsten abzuarbeiten sind. In einem Projekt machen Projektleiter und / oder Projektteams eine entsprechende Planung. Dabei ist darauf zu achten, dass der Arbeitsvorrat überschaubar bleibt, damit die Projektmitarbeiter nicht durch den vermeintlich “unbezwingbaren Berg” an Aktivitäten frustriert werden. Die Aufgaben sollen so geschnitten sein, dass sie überschaubar groß sind (0,5 bis 2 Tage sind in Projekten typisch) und in einem Zug fertig bearbeitet werden können.

Im Produktionsprozess ist das Vorgehen analog: Die zu bearbeitenden Arbeitsschritte bzw. Werkstücke hängen im Arbeitsvorrat in der linken Spalte. Basis dafür ist die Planung, der Schichtleiter oder der Meister sorgen für die Aufgabenplanung – mit einer entsprechenden Gesamtplanung oder Arbeitsvorbereitung im Hintergrund.

Wird KANBAN für die Organisation in einem Service-Team eingesetzt, so kommen alle neuen Service-Anforderungen (Anrufe, Emails) ad hoc als neue Aufgaben links an die Wand. Zusatzinformationen helfen dann bei der Priorisierung, z.B. unterschiedliche Farben als Merkmal für Dringlichkeit.

 

Laufende Arbeitsorganisation

 

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Günstigstenfalls kann sich ein Team mit KANBAN selbst organisieren. Jeder nimmt sich die nächste Aufgabe von der Wand, sobald er Zeit dafür hat und qualifiziert für die Aufgabe ist. Dieses “Pull-Prinzip” ist üblicherweise motivierender und damit auch produktiver als die Arbeitszuweisung.

In der Anfangsphase der Arbeit kann genau dies jedoch erforderlich sein: Die Führungskraft weist Aufgaben zu, die Aufgabenverteilung und -bearbeitung erfolgt strikt nach diesen Vorgaben. Dies kann auch erforderlich werden, um Sonder- oder Problemsituationen zu meistern (beispielsweise um Lern-Aufgaben gezielt bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen oder das “Rosinenpicken” zu vermeiden).

Wichtig ist in jedem Fall ein Limit der Aufgaben, die gleichzeitig in Arbeit sein dürfen. Die Grundidee ist Fokussierung auf das Fertig-Werden, das anerkanntermaßen effizient ist (keine Wiederanlauf-Zeiten, kein Sich-wieder-Eindenken-müssen). Blockierte Aufgaben werden in ein spezielles Feld unten auf der KANBAN Wand gehängt. Dies schafft Transparenz über Probleme und erlaubt ein gezieltes, unterstützendes Eingreifen des Managements.

 

KANBAN und Kultur

 

Kultur kann man messen
In einer Kultur, die es gewohnt ist, auf die Anweisungen aus der Hierarchie zu reagieren, wird die Arbeit mit KANBAN der straffen Arbeitsweise entsprechen. Der Vorgesetzte oder der Projektleiter wird intensiv steuern und auch seinen Teil tun müssen, die Spielregeln durchzusetzen. Zum Beispiel ist es in solchen Kulturen immer ein Thema, ob es Nebenaktivitäten gibt, die nicht auf der Wand sichtbar sind und ggf. auch bewusst nicht sichtbar gemacht werden (persönliche Steckenpferde etc.).

Kulturen, die Projektmanagement, Priorisierung und unternehmensweite Zusammenarbeit gut beherrschen, tun sich hingegen leichter mit KANBAN. Dieses wird als Prozessmodell verstanden und schnell adaptiert. Dort liegen die Engpässe dann eher an den Schnittstellen und in den sich verändernden Rollen der Führungskräfte.

Zum Erfolgsfaktor Kultur gibt es noch mehr zu lesen.

 

 

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